Il Mondo Maggioli


Le nostre attività integrate affiancano la Pubblica Amministrazione, i Liberi Professionisti e le Aziende nel semplificare i processi e migliorare i servizi

Organizziamo e valorizziamo il patrimonio informativo documentale

Forniamo consulenza e realizziamo servizi integrati e verticali per un Full Outsourcing dei processi documentali, usando le più evolute tecnologie web based, in conformità alle specifiche tecniche della normativa vigente per la Conservazione di documenti informatici e la Fatturazione Elettronica.

Il nostro obiettivo è rendere efficienti attività impegnative e costose quali l’archiviazione, la ricerca, la consultazione e la distribuzione di documenti. Recenti studi, dimostrano infatti che migliorare questi processi consente di recuperare una produttività superiore al 60%.

Questi servizi oggi sono fondamentali, in special modo, per il Responsabile della Transizione al Digitale, la nuova figura istituita dall’Art. 17 del CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale), a cui è affidato il passaggio dell’Ente alla modalità operativa digitale.

Servizi e ambiti di applicazione

Document Composition e Delivery Multicanale

Document Composition e Delivery Multicanale

Document Composition e Delivery Multicanale

Il servizio di ‘Document Composition e Delivery Multicanale’ consente di generare i documenti in formato elettronico e di inviarli in forma cartacea solo ai destinatari a cui non è possibile inviarli tramite P.E.C. o e-mail. I principali servizi:

  • Ricezione periodica di spool di stampa, file informatici o data base da cui mpaginare, impostare graficamente i documenti emessi dall’azienda producendo PDF a norma (non modificabili);
  • Invio tramite Posta Elettronica Certificata Massiva dei documenti ai soggetti dotati di indirizzo PEC;
  • Produzione (stampa/imbustamento) e l’invio cartaceo a tariffe ridotte (Posta Massiva, Posta Premarcata, Recapito diretto tramite altre circuitazioni regionali), dei documenti non inviabili tramite PEC, E-mail, Fax o portali;
  • Caricamento automatico dei documenti nel sistema di conservazione e/o in un sistema di workflow e/o Gestione Elettronica Documentale.

Con il servizio di Digitalizzazione Documenti il caricamento in un sistema di workflow può essere esteso anche ai documenti ricevuti che vengono tolti dalle buste, ripresi digitalmente, indicizzati ed inseriti nel sistema rendendoli disponibili in rete alle aziende che accedono al servizio.

La gestione e l’invio di comunicazioni fiscali, amministrative e commerciali, mediante piattaforma di Multi Delivery, consente di sfruttare le forme di recapito più consone alla tipologia di documento ed al genere di riscontro necessario, compreso l’invio tramite mail/PEC o tramite Web Services per il deposito nei Portali Regionali (sempre più diffusi).

 

Manuale di Gestione Documentale della PA

Manuale di Gestione Documentale della PA

Manuale di Gestione Documentale della PA

La normativa prevede che tutte le P.A. adeguiono i sistemi alle regole tecniche in materia di gestione informatica dei documenti, aggiornando non solo i sistemi di protocollo informatico ma anche il Manuale di Gestione del Protocollo Informatico. Tra le molteplici novità introdotte dalla normativa vi è anche la produzione del Registro giornaliero di protocollo, generato su supporto digitale e trasmesso entro la giornata lavorativa successiva al sistema di conservazione.

Il Manuale di Gestione del Protocollo Informatico deve essere obbligatoriamente pubblicato sul sito web istituzionale dell’ente, garantendo in questo modo la trasparenza delle azioni e diffondendo la condivisione delle scelte strategiche della P.A.. E' uno strumento di governo all’interno della macchina amministrativa e regolamenta le politiche in ambito documentale che l’Ente trasversalmente e a tutti i livelli pone in essere, abbracciando diversi aspetti: organizzativi, tecnologici, giuridici e archivistici. E' cura dell’Ente dettagliare nel manuale la descrizione delle attività poste in essere, al fine di svolgere interi procedimenti digitali creando al contempo una corretta sedimentazione dei documenti negli archivi digitali, analogici e in via transitoria quelli ibridi.

Le Amministrazioni devono adeguarsi alla dematerializzazione, procedendo al loro interno ad una riorganizzazione dei propri flussi documentali, riducendo progressivamente l’utilizzo del supporto cartaceo. Gli uffici pubblici devono utilizzare il sistema di gestione informatica dei documenti per svolgere ogni attività inerente all’ordinamento, alla ricerca e all’accesso al patrimonio documentario. Il passaggio dall’analogico al digitale prevede una reingegnerizzazione dei procedimenti e un cambiamento radicale del personale che opera nelle PA e dei modelli organizzativi, coinvolgendo in questo processo di ammodernamento, in modo trasversale, tutto il personale dell’ente, a partire dai livelli meramente operativi fino a quelli dirigenziali e di governo.

Manuale di Gestione Documentale della PA è ideale per Pubblica Amministrazione, Aziende, Liberi Professionisti e Istituzioni Culturali.
 

Conservazione Digitale dei Documenti Informatici

Conservazione Digitale dei Documenti Informatici

Conservazione Digitale dei Documenti Informatici

È un servizio Saas: la nostra conservazione digitale è il primo sistema di conservazione accreditato nel cloud market place di AGID. Si basa su un insieme di regole tecniche e normative che consentono di garantire nel tempo l’autenticità dei documenti informatici prodotti e trasmessi, garantendo l’adempimento agli obblighi di legge ed il valore fiscale e probatorio degli stessi. 

Il servizio è nativamente integrato con le le nostre soluzioni software gestionali.

Documenti ai quali si applica:

  • La conservazione dei documenti informatici è applicabile al documento informatico (firmato o meno) e da la possibilità di allegare ulteriori documenti, annotazioni, firme, metadati e quant’altro;
  • Registri e Libri (es.: Libro giornale, LUL, registrazioni di protocollo, registri contabili);
  • Documenti Fiscali (es.: Fatture elettroniche, notifiche SDI, distinte, ordinativi);
  • Dichiarazioni e Atti (es.: Delibere, Determinazioni, Verbali);
  • Pratiche e Fascicoli (es.: SUAP, SUE, Fascicoli Elettorali);
  • Comunicazioni (es.: PEC, e-mail, circolari, informative, atti giudiziari);
  • Documentazione generica (protocollata o meno);
  • Interi titolari di classificazione (Delibere, Decreti, Ordinanze, Fatture Elettroniche, Contratti).

Attivando un processo di Conservazione digitale gli archivi che per legge vanno composti e tenuti per diversi anni possono essere creati utilizzando direttamente i documenti informatici prodotti dal sistema gestionale, oppure ricevuti dalle controparti, senza la necessità di stamparli ed organizzarli in un archivio fisico e con la possibilità di integrarli con documenti di origine cartacea (DDT, corrispondenza, ricevute, ecc.).

Il servizio di conservazione consente un’integrazione nativa ed automatica con tutti i software gestionali Maggioli e fornisce modalità di accesso versatili ed adatte per l’alimentazione sia manuale, sia automatica, anche da altri prodotto gestionali o di conservazione.

 

Digitalizzazione dei documenti

Digitalizzazione dei documenti

Digitalizzazione dei documenti

Il servizio di digitalizzazione prevede l’esecuzione di tutte le attività necessarie alla conversione in formato digitale di consistenti quantitativi di documenti cartacei

Il ciclo industriale di produzione è monitorato in ogni sua fase e prevede diverse sessioni di controllo in fase di preparazione, di scansione e di indicizzazione. I documenti digitalizzati ed indicizzati possono essere caricati in sistemi ECM (Enterprise Content Management), possono essere pubblicati su portali web del cliente, o sul web document center Maggioli per la consultazione tramite Internet.

L’ambiente di lavorazione è adeguatamente protetto con appositi sistemi di sicurezza attivi e passivi, anti intrusione e anti incendio. Tutti i dati di produzione sono duplicati su appositi Back – Up e conservati in ambienti sicuri. Tutte le connessioni Intranet/Internet sono protette con le più evolute tecnologie hardware e software.

 

Riproduzione Digitale Documentazione Storica

Riproduzione Digitale Documentazione Storica

Riproduzione Digitale Documentazione Storica

Riprodurre in digitale ogni genere di documento, volume o rivista non è un tabù. 

L’introduzione di appositi sistemi di scansione a planetario anche per grandi formati consente infatti ai nostri operatori di digitalizzare documentazione storica ed archivistica come, ad esempio: • Volumi rilegati • Libri antichi • Pergamene • Giornali • Riviste • Mappe • Manifesti.

L’utilizzo di tecnologie di ripresa ad illuminazione omogenea con luci fredde a led consente la massima garanzia di integrità dell’originale. Appositi sistemi basculanti a “V” di 100/140 gradi permettono la gestione di libri rilegati correggendo la curvatura della pagina dovuta alla costa del libro.

Le immagini digitali prodotte possono essere generate nei formati file più diversi e diffusi: TIFF – JPEG – PDF – PDFA. Le immagini digitali ed i relativi indici di ricerca possono essere pubblicati on-line tramite il Data Center Maggioli oppure scaricati su supporti DVD e HDD.

 

Web Document Service

Web Document Service

Web Document Service

Internet e le tecnologie Web consentono di superare qualsiasi limite alla distribuzione e all’accesso di informazioni e documenti, con evidenti vantaggi e risparmi per le organizzazioni pubbliche e private. 

Tramite l’utilizzo di un browser internet, il Web Document Center Maggioli consente ai propri utenti registrati, abilitati e validati, di accedere ai documenti della propria organizzazione ovunque essi si trovino.

Le nostre soluzioni Web based consentono di affidare in outsourcing (oltre all’acquisizione documentale e al data capture) anche la gestione dell’applicativo di Content Management con le massime garanzie di sicurezza, affidabilità ed efficienza.

Il Web Document Center Maggioli consente di sfruttare le potenzialità di un evoluto sistema di Content Management senza che il Cliente debba farsi carico “in house” della gestione, della manutenzione, dell’obsolescenza delle tecnologie.