Servizi di supporto al Responsabile per la Transizione al Digitale

La Pubblica Amministrazione può trovarsi a diversi livelli di sviluppo nel percorso di transizione digitale.

L’offerta del Gruppo Maggioli è organizzata a moduli che ogni Ente può assemblare sulla base del proprio livello di sviluppo nel percorso di trasformazione digitale:

• formazione di base (Governance della transizione digitale, Piano Triennale e Manuale di Gestione Documentale);
• formazione avanzata (Open Data, cybersecurity, reingegnerizzazione dei processi);
• relazione di assessment livello base sul livello di adempimento degli obblighi di digitalizzazione dell’Ente (adeguamento normativo);
• relazione di assessment livello avanzato sul livello di digitalizzazione dei procedimenti;
• supporto alla redazione del Piano Triennale di Digitalizzazione dell’Ente (costruito sulla base del Piano Triennale nazionale di AgID) e pacchetto di giornate di consulenza e supporto all’implementazione; 
• supporto alla revisione/redazione del Manuale di Gestione Documentale e implementazione del Piano di Fascicolazione su software di gestione documentale e giornate di supporto formativo e consulenziale relativamente ai temi della fascicolazione e gestione documentale.

Servizi a supporto della Gestione Documentale (Manuale di Gestione e Conservazione Documentale, Piano di Fascicolazione)

Il Manuale di gestione e conservazione documentale risulta oggi essere uno dei documenti-guida più importanti che una Pubblica Amministrazione deve adottare, poiché definisce in modo chiaro ed univoco il ciclo di vita dei documenti informatici, dalla loro creazione / acquisizione alla sottoscrizione, dalla trasmissione alla conservazione secondo le modalità previste dalla norma.

E’ importante quindi avere un documento che sia aggiornato e conforme alle linee guida emanate da AgID nonché al software che si occupa della protocollazione e gestione degli atti dell’Ente.

Ulteriore elemento fondamentale legato alla gestione documentale (ma sempre più necessario) è la creazione ed implementazione sull’applicativo di gestione documentale del Piano di Fascicolazione, necessario per la corretta gestione dell’archivio corrente.

Anche in questo caso il supporto parte dalla introduzione del titolario di classificazione predisposto a livello nazionale per gli Enti Locali e si conclude con la predisposizione di un piano di fascicolazione sul software in uso all’Ente, oltre ad una adeguata formazione sui temi fondamentali della gestione documentale (gestione dei flussi documentali, protocollo, catalogazione, fascicolazione, conservazione a norma).

Servizi a supporto della progettazione e realizzazione dello sportello polivalente integrato (accesso digitale e fisico)

L’obiettivo dell’intervento è realizzare un’organizzazione dei sistemi di accoglienza del cittadino che guarda al futuro, coglie il cambiamento presente ma non dimentica le modalità tradizionali di dialogo con i cittadini.

Con lo Sportello ad accesso fisico si realizza un sistema evoluto di accoglienza basato sulla costituzione di un unico punto di contatto per i cittadini e per le imprese verso il Comune che ha non solo l’obiettivo di fornire informazioni e risposte ai problemi posti ma anche di avviare e completare (in un unico contatto) le pratiche in modo semplice e veloce, recuperando anche efficienza interna.

È però possibile rendere “smart” anche i servizi di front line senza perdere il contatto con gli operatori fisici, grazie al nuovo servizio di Sportello Virtuale, mediante il quale ricevere il pubblico in videoconferenza (sia con appuntamento che ad accesso libero), dove è possibile scambiare documenti in formato elettronico, dare indicazioni all’utente rispetto a dove trovare informazioni e moduli all’interno del sito istituzionale dell’Ente mediante condivisione dello schermo ecc.

Lo Sportello Telematico – o Portale delle Istanze online – è invece il modello organizzativo più strettamente legato alla digitalizzazione, ovvero prevede il dialogo con la Pubblica Amministrazione mediante un portale cui accedere con SPID o CIE, trovare tutte le informazioni sui procedimenti, per poi compilare e trasmettere i moduli in digitale.

L’obiettivo di una Amministrazione Locale efficiente è quello di garantire ai cittadini l’accesso ai servizi dell’Ente attraverso tutte e tre le forme possibili: sportello fisico, telematico e virtuale.

Servizi a supporto dell'analisi e reingegnerizzazione dei processi ai fini della digitalizzazione e della semplificazione

L’analisi ed il ridisegno dei processi finalizzata non solo alla digitalizzazione dei procedimenti ovvero al passaggio della gestione cartacea dei procedimenti a quella digitale, ma anche a rivedere le attività che all’interno di un servizio hanno tempi lunghi di risposta, impegnano molte risorse, hanno un iter di sviluppo farraginoso.

Con un approccio fortemente pragmatico e basato sul confronto diretto con chi opera quotidianamente all’interno dell’ufficio, viene fotografato lo stato attuale di un processo.

Sulla base di quanto emerge dall’analisi, della conoscenza delle soluzioni tecnologiche esistenti, delle strategie che l’Ente vuole implementare nonché di altri elementi che possono influenzare la trasformazione digitale, si definiscono tutti i passaggi per implementare il nuovo processo.