Il Mondo Maggioli


Le nostre attività integrate affiancano la Pubblica Amministrazione, i Liberi Professionisti e le Aziende nel semplificare i processi e migliorare i servizi

Soluzioni e Servizi
Tecnologia e conoscenza sono le nostre passioni e il modo con cui siamo sempre riusciti a rispondere alle richieste di un mercato in continua evoluzione
 

Servizi di consulenza e supporto organizzativo per una PA digitale

La Pubblica Amministrazione sta attraversando una fase di grandi cambiamenti, spinta anche da risorse provenienti dalla Comunità Europea (basti pensare al PNRR) che richiedono innovative modalità di analisi e gestione delle organizzazioni e dei processi ad esse sottostanti.

La capacità di fare strategia, di pianificare e di avere un’organizzazione coerente, ovvero in grado di realizzare ciò che è stato programmato, sono competenze oggi necessarie per affrontare questi cambiamenti.

Le parole d’ordine su cui si deve quindi basare la Pubblica Amministrazione dei prossimi anni sono: digitalizzazione e semplificazione, pianificazione strategica, qualità dei servizi.
 

La metodologia di lavoro si ispira a quattro importanti declinazioni del concetto di “valore”

Tutti i progetti di Supporto Organizzativo mettono al centro il concetto di Valore nelle sue più diverse accezioni, tra loro spesso interdipendenti:

  1. VALORE PUBBLICO: l’agire della Pubblica Amministrazione e delle sue risorse è finalizzato alla produzione di valore per cittadini, imprese, territorio (nuovi servizi, nuove infrastrutture, nuove modalità di accesso e dialogo con la P.A.)
  2. VALORE DELLE ATTIVITÀ: i processi della Pubblica Amministrazione sono analizzati e reingegnerizzati concentrandosi su ciò che crea valore per l’utente e per chi lavora, togliendo tutto quello che è superfluo e crea inefficienza
  3. VALORE DELLE ORGANIZZAZIONI: le strutture organizzative degli Enti Pubblici sono analizzate e ridisegnate affinché le risorse umane che ci lavorano siano concentrate su attività che generano valore, secondo il principio che le risorse umane sono il principale investimento dell’Ente
  4. VALORE DEGLI STRUMENTI DIGITALI: gli applicativi informatici devono essere compliant con le normative, sempre più performanti, ma soprattutto devono essere utilizzati in tutte le loro potenzialità dal personale degli Enti, al fine di recuperare efficienza nei processi, aumentare la trasparenza dell’azione amministrativa e soprattutto contribuire nel mettere a disposizione il patrimonio informativo pubblico (Open Data) e il valore che questo possiede

Il supporto organizzativo permette di

ANALIZZARE

ANALIZZARE
i processi di lavoro ed i procedimenti, sia in funzione della loro digitalizzazione che ai fini della semplificazione e riduzione della burocrazia a carico del cittadino e delle imprese.

SUPPORTARE

SUPPORTARE
gli Amministratori e le figure Dirigenziali nella definizione e realizzazione di un Piano strategico pluriennale che sia centrato sul concetto di “Valore Pubblico” ed al quale collegare poi le performance dell’Ente (PIAO)

OFFRIRE

OFFRIRE
soluzioni e strumenti per l’analisi ed il ridisegno delle strutture organizzative ed il corretto dimensionamento degli organici (costruire un’organizzazione coerente con le strategie di medio periodo, inserire le persone giuste al posto giusto)

FORNIRE

FORNIRE
assistenza per sostenere e realizzare progetti legati all’associazionismo degli Enti (gestioni associate, unioni, fusioni), fondamentale per rafforzare la capacità amministrativa degli Enti Locali e affrontare i cambiamenti in atto

REALIZZARE

REALIZZARE
sistemi integrati di accoglienza dei cittadini e delle imprese, ovvero sportelli polifunzionali che vedono l’integrazione dell’accesso fisico con quello digitale, al fine di avere la più ampia disponibilità in termini di accoglienza e di efficientare sempre di più i processi di back office

PROGETTARE

PROGETTARE
sistemi di gestione della Qualità finalizzati alla Certificazione ISO 9001 per tutti i servizi degli Enti (Stazioni Appaltanti, Sportelli al Cittadino e URP, Servizi Sociali, Servizi Scolastici, Protezione Civile ecc.

Servizi per la transizione al digitale della PA

Supporto al Responsabile per la Transizione al Digitale

Supporto al Responsabile per la Transizione al Digitale

Servizi di supporto al Responsabile per la Transizione al Digitale

La Pubblica Amministrazione può trovarsi a diversi livelli di sviluppo nel percorso di transizione digitale.

L’offerta del Gruppo Maggioli è organizzata a moduli che ogni Ente può assemblare sulla base del proprio livello di sviluppo nel percorso di trasformazione digitale:

  • formazione di base (Governance della transizione digitale, Piano Triennale e Manuale di Gestione Documentale);
  • formazione avanzata (Open Data, cybersecurity, reingegnerizzazione dei processi);
  • relazione di assessment livello base sul livello di adempimento degli obblighi di digitalizzazione dell’Ente (adeguamento normativo);
  • relazione di assessment livello avanzato sul livello di digitalizzazione dei procedimenti;
  • supporto alla redazione del Piano Triennale di Digitalizzazione dell’Ente (costruito sulla base del Piano Triennale nazionale di AgID) e pacchetto di giornate di consulenza e supporto all’implementazione; 
  • supporto alla revisione/redazione del Manuale di Gestione Documentale e implementazione del Piano di Fascicolazione su software di gestione documentale e giornate di supporto formativo e consulenziale relativamente ai temi della fascicolazione e gestione documentale.

Servizi a supporto della Gestione Documentale (Manuale di Gestione e Conservazione Documentale, Piano di Fascicolazione)

Servizi a supporto della Gestione Documentale (Manuale di Gestione e Conservazione Documentale, Piano di Fascicolazione)

Servizi a supporto della Gestione Documentale (Manuale di Gestione e Conservazione Documentale, Piano di Fascicolazione)

Il Manuale di gestione e conservazione documentale risulta oggi essere uno dei documenti-guida più importanti che una Pubblica Amministrazione deve adottare, poiché definisce in modo chiaro ed univoco il ciclo di vita dei documenti informatici, dalla loro creazione / acquisizione alla sottoscrizione, dalla trasmissione alla conservazione secondo le modalità previste dalla norma.

E’ importante quindi avere un documento che sia aggiornato e conforme alle linee guida emanate da AgID nonché al software che si occupa della protocollazione e gestione degli atti dell’Ente.

Ulteriore elemento fondamentale legato alla gestione documentale (ma sempre più necessario) è la creazione ed implementazione sull’applicativo di gestione documentale del Piano di Fascicolazione, necessario per la corretta gestione dell’archivio corrente.

Anche in questo caso il supporto parte dalla introduzione del titolario di classificazione predisposto a livello nazionale per gli Enti Locali e si conclude con la predisposizione di un piano di fascicolazione sul software in uso all’Ente, oltre ad una adeguata formazione sui temi fondamentali della gestione documentale (gestione dei flussi documentali, protocollo, catalogazione, fascicolazione, conservazione a norma).

Servizi a supporto della progettazione e realizzazione dello sportello polivalente integrato (accesso digitale e fisico)

Servizi a supporto della progettazione e realizzazione dello sportello polivalente integrato (accesso digitale e fisico)

Servizi a supporto della progettazione e realizzazione dello sportello polivalente integrato (accesso digitale e fisico)

L’obiettivo dell’intervento è realizzare un’organizzazione dei sistemi di accoglienza del cittadino che guarda al futuro, coglie il cambiamento presente ma non dimentica le modalità tradizionali di dialogo con i cittadini.

Con lo Sportello ad accesso fisico si realizza un sistema evoluto di accoglienza basato sulla costituzione di un unico punto di contatto per i cittadini e per le imprese verso il Comune che ha non solo l’obiettivo di fornire informazioni e risposte ai problemi posti ma anche di avviare e completare (in un unico contatto) le pratiche in modo semplice e veloce, recuperando anche efficienza interna.

È però possibile rendere “smart” anche i servizi di front line senza perdere il contatto con gli operatori fisici, grazie al nuovo servizio di Sportello Virtuale, mediante il quale ricevere il pubblico in videoconferenza (sia con appuntamento che ad accesso libero), dove è possibile scambiare documenti in formato elettronico, dare indicazioni all’utente rispetto a dove trovare informazioni e moduli all’interno del sito istituzionale dell’Ente mediante condivisione dello schermo ecc.

Lo Sportello Telematico – o Portale delle Istanze online – è invece il modello organizzativo più strettamente legato alla digitalizzazione, ovvero prevede il dialogo con la Pubblica Amministrazione mediante un portale cui accedere con SPID o CIE, trovare tutte le informazioni sui procedimenti, per poi compilare e trasmettere i moduli in digitale.

L’obiettivo di una Amministrazione Locale efficiente è quello di garantire ai cittadini l’accesso ai servizi dell’Ente attraverso tutte e tre le forme possibili: sportello fisico, telematico e virtuale.

Servizi a supporto dell'analisi e reingegnerizzazione dei processi ai fini della digitalizzazione e della semplificazione

Servizi a supporto dell'analisi e reingegnerizzazione dei processi ai fini della digitalizzazione e della semplificazione

Servizi a supporto dell'analisi e reingegnerizzazione dei processi ai fini della digitalizzazione e della semplificazione

L’analisi ed il ridisegno dei processi finalizzata non solo alla digitalizzazione dei procedimenti ovvero al passaggio della gestione cartacea dei procedimenti a quella digitale, ma anche a rivedere le attività che all’interno di un servizio hanno tempi lunghi di risposta, impegnano molte risorse, hanno un iter di sviluppo farraginoso.

Con un approccio fortemente pragmatico e basato sul confronto diretto con chi opera quotidianamente all’interno dell’ufficio, viene fotografato lo stato attuale di un processo.

Sulla base di quanto emerge dall’analisi, della conoscenza delle soluzioni tecnologiche esistenti, delle strategie che l’Ente vuole implementare nonché di altri elementi che possono influenzare la trasformazione digitale, si definiscono tutti i passaggi per implementare il nuovo processo.

Servizi di supporto organizzativo - strategico

Servizi a supporto dell'analisi del valore e riprogettazione delle strutture organizzative

Servizi a supporto dell'analisi del valore e riprogettazione delle strutture organizzative

Servizi a supporto dell'analisi del valore e riprogettazione delle strutture organizzative

Questo servizio permette di effettuare un check-up della struttura organizzativa al fine di individuare le criticità e definire quali siano gli strumenti adatti per intervenire con successo ed ottenere i miglioramenti necessari e le priorità da assegnare agli interventi.

L’output del servizio è una dettagliata relazione contenente l’analisi di tutti gli uffici dell’Ente, indicazioni sul dimensionamento, l’evidenziazione dei processi critici, la voce dei dipendenti, le proposte di miglioramento organizzativo da poter introdurre, le proposte di macro e microstruttura, il funzionigramma dell’Ente, la roadmap degli interventi da attuare per giungere alla nuova organizzazione.


 

Servizi a supporto della qualificazione delle stazioni appaltanti e delle centrali di committenza

Servizi a supporto della qualificazione delle stazioni appaltanti e delle centrali di committenza

Servizi a supporto della qualificazione delle stazioni appaltanti e delle centrali di committenza

A seguito dell’entrata in vigore del nuovo Codice dei Contratti Pubblici, le stazioni appaltanti e le centrali di committenza che non risulteranno qualificate potranno gestire in autonomia solamente gli appalti inferiori a determinate soglie (€ 140.000 per servizi e forniture, € 500.000 per i lavori).

Il Servizio di supporto organizzativo permette di raggiungere velocemente l’obiettivo di qualificazione che è strutturato in quattro componenti: assessment iniziale (contestualizzazione dell’intervento e conoscenza dell’ufficio Gare e Appalti dell’Ente, assistenza al caricamento della domandai di qualificazione, servizio di supporto basato sul punteggio di ANAC), analisi e reingegnerizzazione dei processi di public procurement, supporto all’individuazione di indicatori finalizzati alla creazione di dashboard di controllo e di rendicontazione dell’operato della stazione appaltante, estrazione e pubblicazione di dataset finalizzati al rispetto degli obblighi di valorizzazione del patrimonio informativo della PA (cd. Open data)


 

Servizi a supporto della redazione del PIAO (Piano Integrato di Attività e Organizzazione)

Servizi a supporto della redazione del PIAO (Piano Integrato di Attività e Organizzazione)

Servizi a supporto della redazione del PIAO (Piano Integrato di Attività e Organizzazione)

Il PIAO, Piano Integrato di Attività ed Organizzazione, è il documento unico di programmazione e governance la cui ratio è la programmazione integrata della salute organizzativa e professionale, degli obiettivi operativi e relative performance, delle misure di gestione dei rischi e relativi indicatori in modo funzionale alle strategie triennali per la creazione di valore pubblico.

Il servizio è in grado di coprire le seguenti esigenze: formazione sul PIAO e sulla definizione degli obiettivi di Valore Pubblico, supporto alla redazione del PIAO, supporto biennale per l’aggiornamento ed integrazione del PIAO.


 

Servizi di supporto alla progettazione dell’Ufficio Unico delle Entrate

Servizi di supporto alla progettazione dell’Ufficio Unico delle Entrate

Servizi di supporto alla progettazione dell’Ufficio Unico delle Entrate

Il servizio è finalizzato a supportare le organizzazioni che vogliono creare un Ufficio Unico delle Entrate, ovvero una struttura in grado di gestire e monitorare tutti i flussi relativi alle singole entrate dell’Ente.

Analisi del carico di lavoro (le posizioni da lavorare, grazie anche ai flussi di PagoPA), dimensionamento dell’organico, definizione dei processi esterni (implementazione dello Sportello Unico delle Entrate), definizione dei processi interni (rapporti con gli altri uffici dell’Ente), definizione degli indicatori di performance dell’Ufficio e impostazione di cruscotti di monitoraggio. Il servizio consente anche una valutazione dell’efficacia ed efficienza del processo di riscossione coattiva al fine di definire insieme al cliente la nuova strategia operativa e modello di gestione di tale modalità di riscossione.

Servizi di supporto all’avvio di percorsi associativi (gestione associata di servizi, Unioni, fusioni)

Servizi di supporto all’avvio di percorsi associativi (gestione associata di servizi, Unioni, fusioni)

Servizi di supporto all’avvio di percorsi associativi (gestione associata di servizi, Unioni, fusioni)

Il servizio è finalizzato alla redazione di uno studio di fattibilità a seguito della volontà di costituzione di un nuovo Comune mediante fusione, di una Unione o della modalità di erogazione dei servizi in forma convenzionata.

Il servizio fornisce gli elementi tecnico-organizzativi ed economico-finanziari che mettono nelle condizioni gli amministratori e la cittadinanza di adottare ed avviare il processo associativo, evidenziando gli aspetti migliorativi con il fondamentale coinvolgimento ed informazione della popolazione (in particolare per le fusioni).