Supportiamo l’Ente nell’acquisire una nuova cultura organizzativa e abilità digitali affinchè possa gestire efficacemente lo smart working ed introdurre ed elaborare il P.O.L.A (Piano Organizzativo Lavoro Agile). 

L’approccio è finalizzato ad organizzare il lavoro agile come vera modalità ordinaria di lavoro da parte dei dipendenti, con l’obiettivo di durare nel tempo.

Il servizio offerto agli Enti comprende:

• verifica dello stato di attuazione dello smart working e di eventuali esperienze pregresse;
• verifica delle condizioni abilitanti dello smart working (analisi dei processi e della diffusione delle competenze all’interno degli uffici, analisi dei fabbisogni formativi e delle competenze dei dipendenti, analisi delle situazioni personali dei dipendenti);
• revisione/integrazione del Sistema di Valutazione delle Performance esistente con indicatori di performance e di impatto specifici per lo smart working;
• analisi e ridisegno degli spazi fisici secondo le logiche del lavoro agile e definizione di strategie per il riutilizzo degli spazi lasciati liberi;
• redazione del P.O.L.A.

L’obiettivo dell’intervento è realizzare un’organizzazione dei sistemi di accoglienza del cittadino che guarda al futuro, coglie il cambiamento presente ma non dimentica le modalità tradizionali di dialogo con i cittadini.

L’obiettivo di una Amministrazione Locale efficiente è quello di garantire ai cittadini l’accesso ai servizi dell’Ente attraverso tre le forme possibili: 

• Sportello Telematico o Portale delle Istanze online – è il modello organizzativo più legato alla digitalizzazione, prevede il dialogo con la Pubblica Amministrazione mediante un portale cui accedere con SPID o CIE, trovare tutte le informazioni sui procedimenti, per poi compilare e trasmettere i moduli in digitale;
• Sportello ad accesso fisico, rappresenta un sistema evoluto di accoglienza nel Comune basato su un unico punto di contatto per i cittadini e per le imprese che ha l’obiettivo di fornire  informazioni e risposte ai problemi posti ed avviare (e completare) le pratiche in modo veloce, recuperando efficienza interna;
• Sportello Virtuale, grazie al quale si rendono “smart” i servizi di front office senza perdere il contatto con gli operatori fisici; il pubblico viene ricevuto in videoconferenza (sia con appuntamento che ad accesso libero), si scambiano documenti in formato elettronico, si offrono indicazioni all’utente di dove trovare  informazioni e moduli all’interno del sito istituzionale dell’Ente mediante condivisione dello schermo.

L’attività di analisi e ridisegno dei processi è finalizzata a rivedere le attività che all’interno di un servizio hanno tempi lunghi di risposta, impegnano molte risorse, hanno un iter di sviluppo farraginoso. 

Con un approccio fortemente pragmatico e basato sull’osservazione e la sperimentazione, si rappresenta lo stato attuale di un processo, si individuano i passaggi e gli spezzettamenti inutili e si determinano le cause di inefficienza per poi passare a disegnare il piano di azione ed a sperimentarlo per colmare e/o correggere i gap tra quanto disegnato e la realtà operativa. 

Questa attività è strettamente collegata ai processi di informatizzazione degli Enti, ovvero al passaggio della gestione cartacea dei procedimenti a quella digitale.

Questo servizio permette di effettuare un check-up della struttura organizzativa al fine di individuare le attività che funzionano bene ma soprattutto quelle che potrebbero essere migliorate.

Individuate le criticità, è più facile definire gli strumenti adatti per intervenire con successo ed ottenere i miglioramenti necessari, oltre a ridisegnare la struttura organizzativa e implementare nuovi servizi per la collettività. 

Questa attività ricopre particolare rilevanza poiché legata a tre fattori di cambiamento:

• implementazione dello smart working, che richiede una mappatura delle attività e della loro gestione all’interno dell’Ente;
• valutazione dell’impatto della digitalizzazione sulla struttura organizzativa;
• pensionamenti che si sono verificati (e si verificheranno nei prossimi anni) nella P.A. e che sbilanciano l’equilibrio dei servizi offerti.