Il Mondo Maggioli


Le nostre attività integrate affiancano la Pubblica Amministrazione, i Liberi Professionisti e le Aziende nel semplificare i processi e migliorare i servizi

Archiviare e valorizzare il patrimonio documentale

I servizi di Conservazione Digitale rientrano tra le attività di Gestione Documentale che consentono di organizzare e valorizzare il patrimonio informativo e documentale delle Pubbliche Amministrazioni, di Enti Culturali ed Archivistici, di Professionisti e Aziende di ogni dimensione.
 
Realizziamo servizi integrati e verticali per un Full Outsourcing dei processi documentali, usando le più evolute tecnologie web based, in conformità alle specifiche tecniche della normativa. Il servizio di Conservazione Digitale si basa su un insieme di regole tecniche e normative che consentono di congelare e mantenere nel tempo lo stato, il valore e la validità dei documenti informatici trasmessi, garantendo l’adempimento agli obblighi di legge ed il valore fiscale o probatorio degli stessi.
 
Nel 2015 abbiamo ottenuto dall’AGID Agenzia per l’Italia Digitale l’accreditamento a svolgere il servizio di Conservazione Digitale e siamo iscritti nell’elenco dei conservatori attivi tenuto da AgID. Dal 2018 Maggioli è entrato a far parte degli Assoconservatori Accreditati di Assintel, Associazione Nazionale Imprese ICT. 

Archivi informatici integrati con i software

La conservazione dei documenti informatici è applicabile ad ogni fascicolo o documento informatico (firmato o meno). Attivando un processo di Conservazione Digitale, gli archivi (che per legge vanno composti e tenuti per anni) possono essere creati utilizzando i documenti informatici prodotti dal sistema gestionale, oppure ricevuti dalle controparti, senza la necessità di stamparli ed organizzarli in archivio fisico e con la possibilità di integrarli con documenti di origine cartacea (DDT, corrispondenza, ricevute).
 
Le soluzioni consentono un’integrazione nativa con i software gestionali e fornisce modalità di accesso versatili ed adatte per l’alimentazione sia manuale, sia automatica, anche da altri prodotti gestionali o di conservazione.

Documenti ai quali si applica

La conservazione dei documenti informatici è applicabile ad ogni fascicolo o documento informatico e consente di allegare ulteriori annotazioni, firme e metadati, come: Registri e Libri (Libro giornale, LUL, registrazioni di protocollo, registri contabili); Documenti Fiscali (Fatture elettroniche, notifiche SDI, distinte, ordinativi); Dichiarazioni e Atti (Delibere, Determinazioni, Verbali); Pratiche e Fascicoli (SUAP, SUE); Comunicazioni (PEC, e-mail, circolari, informative); Documentazione generica (protocollata o meno); Interi titolari di classificazione, adottando il piano di classificazione del cliente (Delibere, Decreti, Ordinanze, Fatture Elettroniche, Contratti).

Attivando un processo di Conservazione Digitale gli archivi (che per legge vanno composti e tenuti per anni) possono essere creati utilizzando i documenti informatici prodotti dal sistema gestionale.

Come funziona ed i vantaggi

Il servizio di conservazione digitale genera un set di archivi virtuali, riservato per ogni cliente, per i quali vengono stabilite le modalità di versamento dei documenti (caricamento), le frequenze di chiusura dei lotti di conservazione (firma e marca temporale), i tipi di documenti da trattare.

Tutti gli archivi sono sempre monitorati ed aggiornati nel rispetto della normativa vigente e tutte le attività che li riguardano sono tracciate in log specifici per ogni cliente, anch’essi conservati.

I vantaggi sono innumerevoli: Velocità e Sicurezza di ricerca, Riduzione dei costi, Rispetto dell’ambiente, Assolvimento degli obblighi di Legge, Certezza di integrità degli archivi, Tutela legale e fiscale, Garanzia di continuità operativa.