Obiettivo principale delle Linee guida e quello di raccogliere in un unico provvedimento normativo materie prima disciplinate separatamente. Recano, infatti, una disciplina coordinata e omogenea che regola l’intero ciclo di vita del documento informatico, dalla formazione fino alla conservazione, passando per la fase di gestione. Sostituiranno e abrogheranno, di conseguenza, tutti i provvedimenti precedenti sul tema. Gli allegati, che vanno considerati parte integrante del testo, contengono disposizioni tecniche di dettaglio.
I destinatari
Destinatari delle Linee guida sono soggetti sia pubblici che privati, in quanto il documento disciplina le modalità per assicurare validità ed efficacia ad un documento informatico (tanto in ambito pubblicistico quanto privatistico). Innanzitutto, sono destinatari del documento i soggetti individuati dall’art. 2, comma 2 del D.lgs. n. 82/2005 (Codice dell’amministrazione digitale – CAD). Sarebbe a dire pubbliche amministrazioni (come individuate dal D.lgs. n. 165/2001), gestori di servizi pubblici, società a controllo pubblico. Le Linee guida sono applicabili anche ai soggetti privati (ex art. 2, comma 3, CAD) con riferimento alle previsioni che riguardano la formazione del documento informatico e la riproduzione conservazione dei documenti, ove non diversamente previsto. Va sottolineato che alcune specifiche disposizioni sono applicabili solo alle pubbliche amministrazioni (come quelle che riguardano il protocollo informatico o i documenti amministrativi informatici). È importante tenere a mente anche che le Linee guida, poiché emanate ai sensi dell’art. 71 del CAD, hanno carattere vincolante e assumono valenza erga omnes: pertanto, le disposizioni ivi contenute di rango regolamentare, sono pienamente cogenti anche nei confronti dei privati, salvo il caso di disposizioni applicabili esclusivamente alle pubbliche amministrazioni.
Cosa fare per l’adeguamento
In vista del 7 giugno 2021 – data in cui le Linee guida acquisteranno piena efficacia – vi sono numerosi adempimenti che le pubbliche amministrazioni devono compiere per l’adeguamento alle stesse, tra cui:
- l’aggiornamento degli atti di nomina dei responsabili della gestione documentale e della conservazione;
- la redazione (o l’aggiornamento) del piano di classificazione dei documenti e del piano di conservazione, previa ricognizione dei documenti formati dall’ente;
- la revisione dei processi relativi ai sistemi di gestione documentale e di conservazione;
- la verifica sulla conformità normativa delle soluzioni tecnologiche utilizzate, anche nell’ottica di chiedere opportune verifiche e modifiche ai fornitori (attuali o futuri);
- l’implementazione di adeguate misure di sicurezza per documenti, archivi e sistemi (anche ai fini della protezione dei dati personali);
- l’aggiornamento del manuale di gestione documentale e del manuale di conservazione.
Per quanto riguarda, poi, i soggetti privati destinatari delle norme in materia di formazione, sottoscrizione, riproduzione e conservazione dei documenti informatici, sara importante adeguarsi quanto prima, soprattutto, alle metodologie previste nelle Linee guida per assicurare l’immodificabilità e l’integrità dei documenti informatici e cosi garantirne l’efficacia giuridico-probatoria nel tempo.
Conclusioni
L’adeguamento alle Linee guida sui documenti informatici e importante anche come tassello della più ampia strategia complessiva di digitalizzazione dei singoli enti. La pandemia da Covid-19 e i recenti provvedimenti normativi tra cui, da ultimo, il Decreto “Semplificazioni” hanno comportato un’importante accelerazione del processo di digitalizzazione del settore pubblico. Ad oggi, il Codice dell’Amministrazione Digitale prevede che le amministrazioni sono tenute a gestire i procedimenti di propria competenza attraverso le tecnologie info - telematiche. Alla luce dell’evoluzione normativa - e fatte salve specifiche e tassative eccezioni - è possibile affermare che la modalità informatica rappresenta la regola per tutti i procedimenti amministrativi, mentre quella cartacea diventa l’eccezione, cui ricorrere solo nel caso in cui l’amministrazione sia - in modo incolpevole - nella impossibilità di utilizzare le nuove tecnologie. Insomma, dando per ormai acquisiti gli obblighi sulla gestione dei documenti, il Legislatore si è focalizzato sulla necessita di consentire la facile fruizione dei servizi online da parte dell’utenza e, pertanto, le amministrazioni che non hanno adempiuto agli obblighi ormai vigenti da anni in materia di gestione documentale avranno grosse difficolta ad orientarsi verso i servizi online.
Avv. Ernesto Belisario
Studio Legale E-Lex
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